¡Bienvenidos al blog de Wise Meetings! Hoy, queremos arrojar luz sobre un aspecto crucial de la compra de software empresarial: entender el verdadero coste. Como ejecutivos y gerentes, es esencial que seamos compradores informados para tomar decisiones acertadas para nuestra empresa. Acompáñanos mientras exploramos los diversos factores que contribuyen al coste total de implementar nuevas soluciones de software. Sumérgete con nosotros y empodérate con el conocimiento para tomar decisiones informadas.
Entender las complejidades de presupuestar para el software empresarial
Adquirir software para tu empresa puede ser un proceso complicado. A diferencia de otras compras, el software a menudo implica costos ocultos más allá del precio inicial. Al explorar diferentes opciones de software, te encontrarás con variados modelos de precios y gastos adicionales asociados con la posesión y operación de los sistemas.
Las investigaciones muestran que las empresas a menudo terminan gastando más en software de lo que inicialmente anticiparon. Esta discrepancia se debe en gran medida a factores como capacitación, implementación, mantenimiento y otros gastos continuos relacionados con la propiedad del software. Para garantizar un retorno positivo sobre la inversión, es vital que las empresas tengan un entendimiento completo del costo total de poseer un software.
Al desglosar los cinco componentes clave que contribuyen al costo total de tener software empresarial, buscamos empoderarte con el conocimiento necesario para tomar decisiones informadas y evitar sobrepasar el presupuesto. Utiliza nuestra calculadora del costo total de propiedad para mantenerse dentro de tus restricciones presupuestarias.
1. Componente de costo: licencia de software
Entender la estructura de costo de una licencia de software es esencial para los fines presupuestales. Hay dos modelos de precios principales a considerar: el precio perpetuo y el precio de suscripción.
- Precio perpetuo: en este modelo, pagas una tarifa única para poseer el software de manera indefinida. Este modelo es típicamente usado para software en las instalaciones que se descarga y se almacena localmente en servidores de tu negocio. Por ejemplo, el software como H&R Block ofrece programación de declaraciones de impuestos para pequeñas empresas por una tarifa única de $ 89.95.
- Precio de Suscripción: en este esquema, pagas una tarifa mensual o anual para usar el software. Si dejas de pagar, pierdes el acceso al software. El precio de suscripción es comúnmente usado para software alojado en la nube, también conocido como Software-as-a-Service (SaaS), en donde el software es hospedado por el proveedor y el acceso mediante internet.
Al considerar las suscripciones a software, es importante contemplar las opciones de pago disponibles para ti. Los proveedores de software normalmente ofrecen planes de suscripción mensuales o anuales. Aunque el plan anual pueda parecer más barato a primera vista, es imprescindible hacer cálculos para determinar cuál opción resulta más coste-efectiva para tus necesidades específicas.
Por ejemplo, Basecamp ofrece una tarifa plana de suscripción de $ 299 al mes por acceso ilimitado a todas las características. Por otro lado, hay tres otros modelos de precios de suscripción basados en consumo, tamaño y usuarios.
La tarifa basada en consumo te cobra dependiendo de tu uso real del software.Cheddar, una plataforma de facturación, cobra $ 99 al mes más $ 0.30 por transacción procesada. La tarifa basada en tamaño establece tu tarifa en función del tamaño de tu organización. Por ejemplo, WebHR cobra $ 2 por empleado al mes para una empresa con 150 empleados. La tarifa basada en usuario te cobra dependiendo del número de usuarios en la plataforma. Por ejemplo, Onshape cobra $ 2,500 anuales por usuario para su plan “Profesional”.
Considera estos diferentes modelos de precios al elegir una suscripción de software para garantizar que estás obteniendo el mejor valor para tu organización.
Entender los modelos de precios de software: usuario nombrado vs. usuario concurrente
Es vital distinguir entre el precio por usuario nombrado y el precio por usuario concurrente al seleccionar software. El precio por usuario nombrado proporciona inicios de sesión individuales para cada usuario, permitiendo que todos accedan al software de manera simultánea. Por otro lado, el precio por usuario concurrente ofrece un número determinado de inicios de sesión que pueden compartirse entre los usuarios, pero solo el número especificado puede estar conectado al mismo tiempo.
Considera el patrón de uso de tu equipo para tomar una decisión informada. Si los 20 miembros del equipo requieren acceso simultáneo, opta por un precio por usuario nombrado para 20 usuarios. Sin embargo, si solo cinco usuarios necesitan acceso a la vez, seleccionar el precio por usuario concurrente para cinco usuarios podría ser más rentable.
Al elegir un modelo de precios de software, ten presente que la mayoría de los proveedores de software ofrecen licencias perpetuas o basadas en suscripción, y rara vez ambos. Evalúa las ventajas y desventajas de cada modelo para determinar el que mejor se ajuste a tu negocio.
2. Componente de costo: hardware
Al considerar el costo de implementar un nuevo software, no olvides presupuestar el hardware necesario. Para las soluciones en las instalaciones, esto podría significar invertir en servidores o dispositivos compatibles con el sistema operativo del software. Por ejemplo, si tu empresa utiliza principalmente Macs pero el software requiere Windows, se incurrirá en costos adicionales de hardware.
Por otro lado, las implementaciones de SaaS ofrecen más flexibilidad ya que se pueden acceder a través de un navegador web en varios dispositivos como computadoras, tabletas o teléfonos inteligentes. Considera implementar una política de traiga-su-propio-dispositivo (BYOD) para reducir los gastos de hardware.
Ciertas categorías de software, como los sistemas de asistencia biométrica, pueden requerir hardware especializado para capturar con precisión los datos biométricos como las huellas dactilares. Algunos proveedores pueden ofrecer opciones de hardware compatibles con su software, mientras que otros pueden permitirte elegir entre diferentes proveedores de hardware. Asegúrate de tener en cuenta estos costos de hardware al presupuestar las nuevas implementaciones de software.
3. Componente de costo: implementación
La fase de implementación de una solución de software implica ponerla en marcha en tu empresa. Esto puede incluir tareas como la personalización del software, la migración de datos desde sistemas anteriores e integrarlo con tus sistemas existentes.
Algunos proveedores cobran una tarifa única por la implementación, que puede variar en función de la complejidad del sistema. Si puedes encargarte tú mismo de la implementación, algunos vendedores pueden ofrecer una opción de auto-servicio gratuita como [Odoo], una plataforma de planificación de recursos empresariales (ERP).
En general, los sistemas locales suelen costar más para implementar que los basados en la nube, y los sistemas más complejos suelen ser más caros de implementar que las aplicaciones básicas. Es importante preguntar a los vendedores sobre sus opciones y tarifas de implementación, ya que es posible gastar tanto en costos de implementación como en la licencia del software en sí. Esto te ayudará a presupuestar de manera efectiva el costo total del software.
4. Costo de capacitación: una inversión clave para la implementación de software
Cuando se implementa un nuevo software en tu empresa, es importante considerar el costo de capacitar a tus empleados. Aunque la mayoría de las licencias de software incluyen cierto nivel de soporte y recursos, puede ser necesaria una capacitación adicional para una transición fluida.
La capacitación puede presentarse en diferentes formas, como sesiones presenciales, webinars virtuales o cursos de e-learning. Dependiendo de la complejidad del software, invertir en capacitación puede ayudar a tus empleados a adaptarse rápidamente a la nueva plataforma. Algunos proveedores de software incluso ofrecen certificaciones que demuestran la destreza del usuario con el software.
Por ejemplo, Salesforce ofrece varias opciones de certificación que van desde los $ 200 hasta los $ 6,000. Estas certificaciones pueden demostrar la experticia de un usuario para utilizar efectivamente la plataforma.
Cuando presupuestes para la implementación de software, recuerda tener en cuenta los costos de capacitación, no sólo para los empleados actuales sino también para los futuros contratos que necesitarán ser capacitados en el software. Una capacitación adecuada es una inversión valiosa para maximizar los beneficios del software para tu negocio.
5. Componente de costos: soporte
El soporte es un factor esencial a considerar al invertir en una solución tecnológica. Este podría estar incluido en el costo de la licencia o cobrarse por separado por servicios como mantenimiento, actualizaciones y atención al cliente.
Por ejemplo, Adobe ofrece el programa de mantenimiento y soporte Platinum de Adobe, proporcionando atención al cliente 24/7 por una tarifa adicional de alrededor del 20 % del costo de la licencia.
Algunos proveedores de software, como HubSpot, ofrecen opciones de consultoría por un costo adicional. Este servicio te empareja con un representante de cuenta para ayudarte a alcanzar tus metas y maximizar el valor del software. Las opciones de consultoría de HubSpot varían desde $ 400 hasta $ 1,600 por mes.
Basado en los servicios de soporte ofrecidos, un proveedor puede ayudar a aliviar las cargas administrativas. Por ejemplo, ciertos proveedores de software de nómina pueden manejar las necesidades de nómina de tu empresa. Considera el costo de manejar estas tareas internamente versus subcontratarlas a un proveedor de software.
Consejos clave para ahorrar en costos de software
Cuando se busca invertir en nuevo software para tu negocio, es importante considerar todos los factores que contribuyen al costo total de propiedad. Los costos ocultos pueden acumularse fácilmente y sobrepasar tu presupuesto si no tienes cuidado.
Para asegurarte de estar tomando las decisiones más rentables para tu negocio, tómate el tiempo de entender el verdadero costo del software empresarial. Utilizar herramientas como nuestra calculadora de costo total de propiedad puede ayudarte a presupuestar eficazmente y mantener los costos bajo control.
Al seleccionar soluciones de software, es crucial evitar errores comunes que pueden llevar al exceso de gasto. Según la Encuesta de Tendencias Tecnológicas 2024 de Capterra, las empresas identificaron dos áreas clave de mejora para la elección de software.
Siendo conscientes de estas trampas y tomando un enfoque estratégico para la adquisición de software, puedes maximizar el ahorro de costos y lograr un fuerte retorno de inversión.
Asegúrate de que todas las partes interesadas dentro de tu organización estén en la misma sintonía cuando se trata de los criterios de evaluación y selección de soluciones de software. Definir claramente los objetivos para el software ayudará a prevenir malentendidos o decepciones a futuro. Sé lo más específico posible al describir lo que necesitas que el software haga para evaluar de manera precisa si cumple con tus requerimientos. Al establecer metas claras y medibles, puedes asegurarte de escoger la mejor solución de software para las necesidades de tu negocio.
Establece un presupuesto desde el principio de tu proceso de planificación
Estudios han demostrado que el 34 % de los encuestados considera que tener un presupuesto establecido desde antes les habría ayudado a administrar mejor los costos. El costo total de propiedad de un software suele ser citado como una causa principal de arrepentimiento en las compras realizadas por las empresas.
Para evitar esta situación, es crucial establecer un presupuesto claro antes de comenzar tu búsqueda de soluciones de software. Este presupuesto debe tener en cuenta tus expectativas de retorno de inversión y los ahorros de costos anticipados de la implementación del software.
Siguiendo estos pasos, puedes asegurarte de cumplir con tus metas de ROI y evitar cualquier costo inesperado durante la implementación de tu solución de software elegida.
Como tu socio de confianza en la conexión de empresas en LATAM con soluciones tecnológicas, Wise Meetings está aquí para guiarte en el proceso de comprender el verdadero costo del software. Podemos brindarte valiosos conocimientos y recursos para ayudarte a tomar decisiones informadas acerca de las necesidades tecnológicas de tu empresa.
Si estás listo para dar el siguiente paso y aprender más sobre cómo Wise Meetings puede ayudarte, agenda una llamada de consulta gratuita con nosotros hoy mismo. Permítenos ayudarte a navegar la complejidad de los costos del software y encontrar la mejor solución para tu negocio. Agenda tu consulta ahora y comienza a realizar inversiones tecnológicas más inteligentes para tu empresa.