Cómo elaborar un argumento de negocio fuerte para compras de software
Así que ya has realizado el trabajo de encontrar la plataforma de software perfecta para tu empresa. Ahora, el siguiente paso es justificar la inversión a los stakeholders. Puede parecer una tarea desafiante, pero con una presentación de caso de negocio sólida, puedes conseguir el apoyo de todos. En este artículo, te guiaremos a través de los aspectos claves de una presentación de caso de negocio sólida para asegurar que tu decisión sea bien recibida. Sigue con nosotros mediante nuestra plantilla de presentación de caso de negocio.
1. Declare claramente el obstáculo que intenta abordar
En nuestra investigación, descubrimos que muchos compradores de software buscan evitar el remordimiento de la compra al aclarar metas y resultados deseados durante su proceso de selección de software. Es importante comenzar declarando claramente el problema que estás tratando de resolver con el nuevo software.
Por ejemplo, si tu equipo de ventas tiene dificultades para hacer seguimiento a los prospectos e información del cliente, esto puede resultar en oportunidades perdidas y pérdida de ingresos para tu negocio. Al abordar este desafío desde el principio, puedes captar el interés de los interesados y aumentar la probabilidad de que respalden tu elección de software. Este enfoque puede ayudar a impulsar el crecimiento del negocio, aumentar la productividad y prevenir pérdida de ingresos.
2. Presentar la plataforma de software que hemos elegido
Hablemos de la plataforma de software que hemos seleccionado para abordar los desafíos dentro de nuestro negocio.
Por ejemplo, si tu equipo de ventas tiene dificultades para gestionar prospectos e información de los clientes, considera implementar una plataforma CRM. Esta herramienta simplificará el proceso al permitir un fácil acceso a los datos del cliente, seguimiento del progreso con los prospectos y automatizar la comunicación de seguimiento.
Al presentar el problema y ofrecer una solución de inmediato, estamos allanando el camino para una exitosa implementación de software.
3. Demostrar el impacto en tu organización
Es crucial destacar la importancia de la plataforma de software que has seleccionado para tu negocio. Al ilustrar cómo esta inversión ayudará a tu equipo a lograr objetivos a largo plazo, puedes proporcionar una justificación clara para su implementación. Utiliza ejemplos específicos y resultados medibles siempre que sea posible.
Por ejemplo:
- Un repositorio centralizado de datos del cliente permitirá a los administradores de cuentas establecer un enfoque proactivo para retener a los clientes actuales.
- El equipo de ventas estará equipado para implementar una estrategia más sistemática para hacer seguimiento a posibles clientes potenciales.
- Una visibilidad mejorada para el equipo de liderazgo sobre el progreso de las ventas trimestrales conducirá a mejoras inmediatas, facilitando decisiones empresariales más informadas.
4. Involucra a los interesados para obtener el compromiso del equipo
Para garantizar una selección e implementación de software exitosas, es esencial obtener el compromiso de los interesados claves. Estas personas juegan un papel importante en la toma de decisiones y pueden proporcionar valiosas percepciones sobre las necesidades y requisitos de tu organización.
Los interesados suelen incluir a los usuarios, facilitadores y a los principales tomadores de decisiones. Los usuarios son aquellos que interactúan con el software a diario, mientras que los facilitadores ayudan en el proceso de implementación. Los tomadores de decisiones clave tienen la autoridad para tomar decisiones finales sobre qué solución de software elegir.
Al involucrar a los interesados desde el principio y mantenerlos informados a lo largo del proceso, puedes aumentar la probabilidad de una implementación de software exitosa y minimizar el arrepentimiento del comprador en el futuro. La comunicación es clave para garantizar la alineación y el consenso entre todas las partes involucradas.
Identificación de los usuarios de software
En cualquier negocio, los usuarios de software pueden variar desde usuarios directos hasta indirectos, todos desempeñando un papel crucial en la efectividad y adopción de la tecnología.
- Usuarios directos: estos individuos interactúan con el software a diario y son esenciales para su éxito. Obtén comentarios y aportaciones de algunos usuarios directos para asegurar que sus necesidades y preferencias se consideran en el proceso de toma de decisiones.
- Usuarios indirectos: aunque no utilizan el software diariamente, los usuarios indirectos se ven afectados por su funcionalidad y rendimiento. Sus flujos de trabajo y procesos dependen del rendimiento del software.
Para entender las necesidades y problemas de los usuarios de software, recopila comentarios y opiniones durante las presentaciones tanto de usuarios directos como indirectos. Por ejemplo:
- “Seguir pistas sin un sistema supone un desafío para mantener al día las comunicaciones”. – Usuario Directo
- Perder comunicaciones de seguimiento con posibles clientes conlleva una pérdida de X cantidad en ingresos.
Esta visión es esencial para crear una solución de software que atienda las necesidades variadas de todos los usuarios dentro del entorno empresarial.
Entender el rol de los habilitadores de software
Los habilitadores de software son jugadores clave en la adopción exitosa de nuevo software dentro de tu organización. Incluyen a gerentes de nivel medio quienes pueden tener una perspectiva valiosa sobre los puntos problemáticos de los usuarios y la posible resistencia. También incluye al equipo de implementación que será responsable de la configuración del software.
- Gerentes de nivel medio: estos individuos gestionan los equipos que usarán el software y pueden ofrecer retroalimentación útil acerca de cómo el nuevo sistema afectará su flujo de trabajo. Su aprobación es crucial para asegurar una transición sin problemas y para atender cualquier inquietud por parte de los miembros del equipo.
- Equipo de implementación: este equipo es responsable de los aspectos técnicos para la configuración del software y de asegurarse de que sea compatible con la infraestructura actual de la empresa. Su experiencia puede ayudar a identificar obstáculos potenciales o problemas de compatibilidad temprano en el proceso.
Al interactuar con los habilitadores de software desde el inicio y considerar sus opiniones, puedes garantizar una implementación de nuevo software más exitosa dentro de tu organización.
Identificación de los tomadores de decisiones claves para la selección de software
Comprender quiénes son los tomadores de decisiones clave para la selección de software es crucial para garantizar un proceso de adopción exitoso dentro de tu organización. Estos individuos tienen la última autoridad sobre la elección e inversión en la solución de software.
- Entidades legales: consulta con tu representante legal desde temprano en el proceso de selección de software, especialmente si el software impactará las interacciones con los clientes o el manejo de datos. Asegurar el cumplimiento de las obligaciones legales es esencial para evitar cualquier consecuencia negativa.
- Finanzas: consigue el apoyo del gerente de contabilidad proporcionando información detallada sobre los costos asociados con el software. Prepárate para detallar los costos de implementación, las tarifas de suscripción, los posibles ajustes de precios y las implicaciones financieras generales. Esta transparencia facilitará la toma de decisiones y aumentará la adhesión del equipo de finanzas.
- Liderazgo empresarial: para obtener la aprobación de tu jefe y otros líderes dentro de la organización, presenta un caso de negocio bien organizado que describa los beneficios y la proposición de valor de la solución de software. Involucra a los interesados durante el proceso para obtener su apoyo y alineación con la selección de software propuesta.
Incorpora los comentarios e ideas obtenidos de las consultas con los equipos legales y de IT durante el proceso de selección de software para fortalecer la credibilidad de tu presentación.
Por ejemplo: “La selección del software ha sido aprobada tanto por los equipos de IT como legales, asegurando la alineación con los requerimientos técnicos y las consideraciones legales.”
5. Guiar a los interesados a través del proceso de evaluación de software
Al introducir una nueva plataforma de software a la gerencia del negocio, es importante proporcionar un resumen claro y conciso del proceso de evaluación. Este paso puede requerir condensar varios meses de trabajo en un breve resumen, pero es fundamental para asegurar el alineamiento entre los interesados y prevenir el arrepentimiento después de la compra.
Para guiar eficazmente a los interesados a través del proceso de evaluación del software, esboza brevemente las opciones consideradas, los recursos utilizados y los criterios de selección. Por ejemplo, menciona la cantidad de plataformas evaluadas, los métodos utilizados para la investigación (como demostraciones de productos y comentarios de usuarios), y los principales interesados consultados durante el proceso de toma de decisiones.
Al proporcionar una visión general completa, puedes demostrar cómo el software elegido se alinea con las necesidades específicas de tu empresa y por qué fue seleccionado sobre otras opciones. Esto ayudará a construir consenso entre los interesados y allanará el camino para una implementación exitosa.
6. Razones para elegir el software
Al seleccionar un software para tu empresa, es importante considerar qué hace que la plataforma elegida se distinga de las demás. Reflexiona sobre cómo el software se alinea con tus necesidades y objetivos específicos. Ya sea la capacidad de escalabilidad para acomodar tu base de usuarios prevista, las funciones personalizadas que abordan directamente tus desafíos empresariales, o las ganancias de eficiencia al automatizar procesos manuales.
Sé transparente con los interesados sobre por qué finalmente seleccionaste este software y destaca sus características claves. Relaciona estas características con los desafíos iniciales que identificaste, demostrando cómo la plataforma ayudará a abordarlos de manera efectiva.
Por ejemplo:
- Comunicaciones centralizadas: Habilita a los gerentes de cuenta para comunicarse con los clientes de manera fluida dentro de la plataforma.
- Perfiles de clientes exhaustivos: Potencia al equipo de ventas para rastrear prospectos, agregar notas y actualizar estados sin esfuerzo.
- Constructor de Informes personalizables: agiliza la generación de informes de progreso mensuales dentro de la plataforma para compartirlos directamente con el liderazgo.
7. Proceso de implementación y cronograma
Después de presentar la solución de software propuesta a los actores clave y obtener su aprobación, llega el momento de delinear el proceso de implementación y establecer el cronograma.
Comienza detallando cómo se integrará el nuevo software en tu pila tecnológica actual, incluyendo cualquier configuración o instalación necesaria. Proporciona información sobre los planes de precios, consideraciones de presupuesto y el proceso de incorporación para los miembros de tu equipo.
Anticipa cualquier pregunta sobre el tiempo, presentando un cronograma que resalte hitos importantes como la fecha de inicio del contrato, el comienzo de la capacitación en software, las fases de implementación, las fechas de incorporación del equipo y la fecha estimada para la completa implementación del software.
Es importante asegurar el presupuesto para la compra del software desde el principio. En una encuesta reciente, el 34% de los encuestados indicó que asegurar el presupuesto desde el principio del proceso es crucial para evitar remordimientos de compra en futuras adquisiciones de software. Al planificar con anticipación y obtener la aprobación del presupuesto rápidamente, puedes garantizar un proceso de implementación sin contratiempos y una adopción exitosa de la nueva solución de software.
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