Elaborar un persuasivo caso de negocios para compras de software
Felicidades por haber afinado tus opciones y encontrado la plataforma de software perfecta para las necesidades de tu negocio. Ahora viene el paso crucial de justificar la inversión a los principales tomadores de decisiones. Wise Meetings comprende los desafíos de este proceso y está aquí para guiarte en la creación de una presentación sólida de caso de negocios que obtendrá la aceptación de los interesados. Sigue nuestro asesoramiento experto para asegurarte de que tu decisión es recibida con aprobación y apoyo.
1. Declare de manera clara el obstáculo que está tratando de abordar
En nuestra investigación, hemos descubierto que muchos compradores de software enfrentan el desafío del arrepentimiento tras la compra cuando toman decisiones de adquisición de software. Esto a menudo se debe a una falta de claridad en las metas y los resultados deseados para el software.
Al declarar claramente el problema que estás tratando de resolver al principio de tu presentación, puedes abordar las preocupaciones y demostrar cómo el nuevo software ayudará a superar los obstáculos. Por ejemplo, si tu equipo de ventas tiene dificultades con la gestión de información de clientes y leads, esto puede dar lugar a la pérdida de oportunidades y de ingresos.
A los stakeholders les interesan las soluciones que impulsarán el crecimiento del negocio, mejorarán la productividad y evitarán la pérdida de ingresos. Al expresar el desafío de frente, puedes involucrar a los stakeholders, mantener su atención e incrementar la posibilidad de que respalden tu elección de software.
2. Presenta la plataforma de software que has elegido
Como un profesional de las juntas prudente, es fundamental identificar la plataforma de software que abordará eficazmente el obstáculo de tu negocio. Por ejemplo, si tu equipo de ventas tiene problemas para rastrear prospectos y gestionar información de clientes, considera implementar una plataforma de CRM. Al elegir esta plataforma, tu equipo de ventas puede acceder y almacenar fácilmente información importante de clientes, seguir el progreso con nuevos prospectos y automatizar correos electrónicos de seguimiento.
Al presentar de manera clara y concisa el obstáculo identificado y la solución propuesta, estás preparando a tu equipo de compra de software para el éxito.
3. Demostrar el Impacto en su organización
Es crucial entender cómo la plataforma software que elijas beneficiará a tu organización a largo plazo. Al destacar ejemplos específicos y métricas cuantificables, puedes mostrar el valor potencial que aportará a tu equipo.
Por ejemplo:
- Centralizar la información del cliente puede empoderar a los gerentes de cuentas para retener de manera proactiva a los clientes existentes.
- Mejorar la capacidad del equipo de ventas para dar seguimiento a posibles clientes puede llevar a un aumento en las conversiones.
- Una mejor visibilidad para el equipo de liderazgo sobre el progreso de las ventas trimestrales puede resultar en decisiones empresariales más fundamentadas.
Cuando se trata de seleccionar la solución de software adecuada para tu negocio, obtener la aprobación de los stakeholders es crucial. Los stakeholders pueden incluir a los usuarios que realmente utilizarán el software, facilitadores que apoyan el proceso de implementación, y los principales tomadores de decisiones que tienen la última palabra.
Mejorar la comunicación con los stakeholders puede prevenir el arrepentimiento del comprador en futuras adquisiciones. Al involucrarlos en el proceso de toma de decisiones y mantenerlos informados sobre las acciones tomadas, puedes asegurarte de que todos estén en la misma página y trabajando hacia los mismos objetivos.
Asegúrate de comunicar los beneficios de la solución de software a cada grupo de stakeholders y abordar cualquier preocupación que puedan tener. Al obtener la aprobación del equipo de los stakeholders, puedes aumentar las posibilidades de una exitosa implementación de software y evitar cualquier arrepentimiento en el futuro.
Comprender a los usuarios de tu software
Como líder astuto, es crucial entender quiénes son los usuarios del software en tu organización. Estos usuarios pueden clasificarse en dos grupos principales: usuarios directos y usuarios indirectos.
- Usuarios directos: estas personas interactúan con el software diariamente. Es esencial involucrarlos en el proceso de toma de decisiones para asegurar su compromiso y satisfacción. Recopila opiniones de al menos dos o tres usuarios directos para entender sus necesidades y preferencias.
- Usuarios indirectos: aunque no interactúan con el software diariamente, los usuarios indirectos son afectados por los productos o procesos que este influye. Sus flujos de trabajo se entrelazan con las funcionalidades del software.
Al presentar las opciones de software a tu equipo, incluye citas reales de usuarios destacando los problemas específicos que experimentan. Por ejemplo:
- “La falta de un sistema de seguimiento de leads obstaculiza mi capacidad para dar un seguimiento efectivo”. – Usuario directo
- Un porcentaje significativo de clientes potenciales no están recibiendo seguimiento, lo que resulta en una pérdida de ingresos.
Comprender e incorporar la retroalimentación tanto de usuarios directos como indirectos, puedes tomar decisiones informadas que beneficien a toda la organización.
Comprender los habilitadores de software
Los habilitadores de software juegan un papel crucial en la implementación exitosa y adopción de un nuevo software dentro de su organización. Estas personas actúan como su equipo de soporte, ayudando a garantizar una transición suave y la aceptación por parte de los usuarios y tomadores de decisiones.
- Gerentes de nivel medio: aunque quizás no sean los tomadores de decisiones finales, los gerentes de nivel medio proporcionan valiosos puntos de vista sobre los problemas y desafíos que enfrentan sus equipos. Interactuar con ellos puede ayudarte a entender cualquier resistencia potencial y obtener su apoyo para la nueva solución de software.
- Equipo de implementación: este grupo es clave para la implementación exitosa de cualquier nuevo software. Poseen la experiencia técnica para determinar si la solución elegida se alinea con las necesidades de su negocio y pueden anticipar cualquier obstáculo técnico que pueda surgir durante la implementación.
Por ejemplo, al consultar con nuestro equipo de TI, descubrimos que este nuevo software se integrará a la perfección con nuestras plataformas existentes.
Identificar a los tomadores de decisiones del software
Los tomadores de decisiones de software desempeñan un papel crucial en la selección final e inversión en programas. Es necesario convencer a estas personas, que incluyen entidades legales, equipos financieros y líderes de negocios, de los beneficios del software que estás proponiendo.
- Entidades Legales: es importante que consultes con tu representante legal desde un principio si el software va a impactar las interacciones con los clientes o el manejo de datos. Asegurar la conformidad con las obligaciones legales es esencial para evitar complicaciones en el futuro.
- Finanzas: para obtener el apoyo del departamento de contabilidad, proporciona información detallada sobre los costos asociados con el software. Esto incluye costos de implementación, suscripciones anuales, posibles aumentos de precios e impacto financiero general. Ser transparente sobre estos aspectos financieros aumentará las posibilidades de que el equipo de finanzas apruebe la propuesta.
- Liderazgo de Negocios: presentar un caso de negocios sólido al equipo de dirección es esencial para obtener su apoyo. Utiliza nuestra plantilla de ejemplo de caso de negocios para organizar tus hallazgos y planes para involucrar a otros interesados en el proceso de toma de decisiones.
Se recomienda incluir los puntos clave de las discusiones con los equipos de TI y legales en tu presentación, para demostrar que la selección del software ha sido revisada y aprobada por los departamentos correspondientes. Esto le dará credibilidad a tu propuesta y aumentará la probabilidad de que sea aceptada.
4. Guía a los stakeholders en el proceso de evaluación del software
Al presentar por primera vez esta plataforma de software al liderazgo empresarial, es esencial proporcionar un resumen claro y conciso del trabajo realizado por tu equipo durante meses. Este paso es crucial para evitar el arrepentimiento de compra en futuras adquisiciones, con el 38% de los encuestados identificando la sincronía entre los stakeholders como un factor clave.
Destaca las diversas opciones evaluadas y explica por qué se eligió el software propuesto. Detalla el número de plataformas consideradas, los recursos utilizados en el proceso de evaluación y las personas consultadas durante el proceso de toma de decisiones.
Por ejemplo, “Evaluamos tres soluciones de CRM – A, B y C – investigando su funcionalidad, asistiendo a demostraciones, leyendo reseñas, comparando costos y consultando con stakeholders internos. Nuestra elección se basó en la concordancia con nuestras necesidades comerciales.”
5. Justifica tu elección de software
Al decidir sobre el software para tu empresa, es importante entender por qué elegiste una opción específica sobre otras. Considera factores como la idoneidad del software para tu número de usuarios, sus características que abordan los desafíos de tu negocio o su capacidad para automatizar los procesos manuales.
Comparte tu razonamiento con los interesados y destaca las características claves de la plataforma. Asegúrate de conectar estas características con los desafíos iniciales que identificaste previamente en tu presentación.
Por ejemplo:
- Comunicación centralizada: la plataforma permite que los gerentes de cuenta se comuniquen con los clientes de manera fluida.
- Perfiles de cliente completos: los miembros del equipo de ventas pueden actualizar fácilmente el estatus de los prospectos y añadir notas para un mejor seguimiento.
- Informes personalizables: genera y comparte informes de progreso detallados directamente desde la plataforma para mantener informado al liderazgo.
6. Resumen del proceso de implementación y cronograma
A medida que avanzamos en el proceso de toma de decisiones, es importante que se diseñe el plan de implementación y el cronograma para integrar el software a tu actual infraestructura tecnológica.
Los puntos clave en los que hay que enfocarse incluyen planes de precios, consideraciones de presupuesto y la incorporación del equipo. Aborde cualquier posible pregunta sobre el tiempo proporcionando a los accionistas un cronograma detallado que resalte los hitos importantes, como la fecha de inicio del contrato, el inicio de la capacitación en software, las fases de implementación, la finalización de la incorporación del equipo y la implementación completa del software.
Es crucial asegurar el presupuesto para la compra del software desde el principio. Las investigaciones demuestran que garantizar el presupuesto temprano en el proceso es un factor clave para evitar el arrepentimiento del comprador en futuras compras de software. Al adoptar este enfoque proactivo, puedes asegurar un proceso de implementación fluido y la adopción exitosa de la nueva solución de software.
En Wise Meetings, entendemos la importancia de presentar un caso de negocio sólido para obtener el respaldo de los accionistas. Para ayudarte a navegar en este proceso con facilidad, ofrecemos una plantilla de caso de negocio gratuita que te guiará a través de los componentes claves necesarios para hacer una presentación convincente.
Al usar nuestra plantilla, puedes mostrar tus hallazgos, articular los beneficios de las soluciones tecnológicas y presentar un argumento bien estructurado que destaque el valor de tu inversión. Con nuestra orientación, puedes presentarte con confianza y aumentar tus posibilidades de éxito.
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