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En el dinámico entorno empresarial de hoy, realizar la compra de software adecuada es crucial para el éxito de tu empresa. Para ayudarte a navegar este proceso con confianza, hemos delineado seis pasos esenciales que te llevarán hacia una compra de software exitosa. Al seguir estos pasos, puedes asegurarte de que estás tomando una decisión informada que se alinea con las necesidades y objetivos de tu empresa. Adentrémonos en esto y aprendamos cómo aprovechar al máximo tu inversión en software.
Investiga proveedores y crea un equipo de defensa para las necesidades de software
En tu papel como tomador de decisiones para el nuevo software de tu empresa, es crucial reunir tanta información como sea posible sobre los proveedores potenciales. Al investigar a fondo las opciones disponibles, puedes garantizar que el software que elijas cumplirá con las necesidades específicas de tu negocio.
Además, es beneficioso formar un equipo dentro de tu organización que pueda abogar por las necesidades de software de los distintos departamentos. Este equipo puede proporcionar valiosos conocimientos y comentarios, ayudando a garantizar que el software seleccionado sea bien recibido y utilizado de manera efectiva en toda la empresa.
Al tomar estos pasos, puedes enfrentarte al proceso de compra de software con confianza, sabiendo que estás tomando decisiones informadas que beneficiarán a tu negocio a corto y largo plazo.
1. Establezca un equipo de compra de software
Para evitar compras de software de las que te arrepientas luego, es crucial tener un consenso entre los interesados acerca de los criterios de evaluación y selección (38 %) y metas claras (37 %). Esto no se puede lograr sin la ayuda de un equipo.
Asegúrate de que los representantes de los equipos que utilizarán el software formen parte del equipo de compra. Además, miembros de otros departamentos pueden tener la experticia necesaria en diferentes etapas del proceso de compra. La composición de este equipo dependerá del tamaño y recursos de tu negocio.
Aquí están las diferentes áreas de enfoque que considerar y las responsabilidades clave de cada una:
- Adquisición: estrategia de negociación, creación de la solicitud de propuestas, lista de verificación de precios
- Gestión de contratos: desarrollo y revisión de contratos, términos legales y requisitos, lista de verificación de términos y condiciones
- Necesidades de negocio: comunicación de necesidades de negocio, desafíos que el software resolverá, rendimiento del proceso, requerimientos de hardware y software
- Desarrollo de aplicaciones: gestión de proyectos, comprar o construir, esfuerzos de personalización
- Finanzas y contabilidad: presupuesto, análisis de Costo Objetivo por Adquisición (COA), análisis de Costo Total de Propiedad (CTP)
- Gestión de proveedores: gestión de relaciones, medición de rendimiento, servicios de consultoría ofrecidos a los clientes
- Seguridad de la información: política de seguridad de TI, privacidad de datos, cumplimiento normativo
Utiliza esta tabla como guía para armar tu equipo. Aunque no todas las empresas pueden tener individuos dedicados a cada área de enfoque, selecciona miembros del equipo que puedan asumir múltiples responsabilidades de manera efectiva.
2. Entender costos del software
Una razón común para el arrepentimiento de los compradores al invertir en software son las tarifas inesperadas y los costos ocultos. Para evitar esto, es importante evaluar cuidadosamente el costo real de una solución de software antes de hacer una compra.
Los factores clave a considerar al evaluar los costos del software incluyen:
Tarifas: identifique claramente todos los costos asociados con el software, incluyendo cualquier tarifa adicional por mantenimiento o soporte.
Tipo: determine si el modelo de precios está basado en una licencia o subscripción.
Métrica: comprende cómo se cotiza el software, ya sea por usuario o por mes.
Entrega: Considere si el software es basado en la nube o en las instalaciones de la empresa.
Integración: Incluye en su cálculo cualquier tarifa por asistencia del proveedor con la integración.
Al examinar minuciosamente estos aspectos de la estructura de precios, puedes tomar una decisión más informada y asegurarte de que no te sorprendan con gastos inesperados en el futuro. Asimismo, asegúrate de explorar diferentes modelos de precios para encontrar el mejor ajuste a las necesidades específicas de tu negocio.
3. Comprende Los términos de tu contrato de software
Al firmar un contrato de software, es importante comprender los términos y condiciones (T&Cs) incluidos en el mismo. Cada proveedor de software tiene su propio conjunto único de T&Cs, por lo que es inteligente crear una lista de verificación de elementos esenciales que son cruciales para tu negocio.
Los T&Cs pueden variar dependiendo de cómo se despliega el software, ya sea en las instalaciones o a través de la nube. Aquí te presentamos algunos T&Cs típicos para ambos tipos de despliegue de software:
Para el software en las instalaciones:
- Métricas de precios claramente definidas.
- Un plan de recuperación de servicios sólido.
- Un límite en los aumentos de renovación del mantenimiento.
- El derecho a realizar auditorías.
- Consideración de los costos por cambios de hardware.
- Protección contra agrupaciones y cambios de nombre.
Para el software SaaS y en la nube:
- Protección contra aumentos drásticos de precios en la renovación
- Penalizaciones aceptables por fallas del proveedor
- Derechos para personalizar, probar y desarrollar el software
- Términos de privacidad y seguridad de datos explícitos
- Servicios de soporte claramente definidos
- Derechos para convertir a despliegue en las instalaciones si fuera necesario
Comprender y negociar estos términos puede ayudar a garantizar un contrato de software beneficioso y seguro para tu negocio.
4. Entender las motivaciones de los proveedores para obtener ventajas en la negociación
Es común que los proveedores intenten obtener detalles sobre tu presupuesto, formas de pago, los responsables de tomar decisiones, y los procesos de aprobación de acuerdos para conseguir una posición favorable. Sin embargo, al hacer las preguntas correctas, puedes descubrir sus motivaciones y nivelar el campo de juego.
Pregunta a los proveedores sobre su estructura de pagos, bonos, y compensaciones específicas de productos para entender qué impulsa su enfoque de ventas. Esta visión puede darte una ventaja en las negociaciones al alinear tus estrategias con sus incentivos.
Aprovecha las presiones de cierre de año fiscal que enfrentan los proveedores, ya que esto puede ser un punto clave de ventaja para asegurar mejores ofertas. Los equipos de ventas están más dispuestos a cerrar acuerdos al final de su año fiscal, convirtiéndolo en un buen momento para negociar precios especiales o descuentos que los proveedores puedan ofrecer para cumplir sus objetivos.
Mantente al tanto de los calendarios del cierre de año fiscal de los principales proveedores de tecnología, ya que esto te puede ayudar a planificar tus negociaciones estratégicamente y aprovechar su urgencia para obtener términos más favorables.
Calendario de cierre del año fiscal de los principales proveedores de tecnología:
| Mes | Proveedores de Tecnología |
| Enero | Autodesk, Salesforce, Workday |
| Febrero | Dell |
| Marzo | BMC, Compuware, Fujitsu, Hitachi, Lenovo, Symantec |
| Abril | Infor |
| Mayo | Oracle |
| Junio | Microsoft |
| Julio | Cisco |
| Octubre | Broadcom, HPE, Micro Focus |
| Noviembre | Adobe |
| Diciembre | Amazon, ASG, Citrix, Google, IBM, Informatica, SAP, SAS, ServiceNow, Software AG, Tableau, Unisys |
5. Utiliza una plantilla de puntuación para evaluar tus principales opciones de software
Para evitar el arrepentimiento futuro con las compras de software, nuestra investigación sugiere actualizar o cambiar la lista inicial de proveedores (36%). Para determinar las mejores opciones de software para tus necesidades, usa los criterios de puntuación proporcionados a continuación para comparar y contrastar tus elecciones. Este método te permite medir el nivel de compatibilidad entre las opciones de software y tus requisitos.
Asigna una puntuación de uno a cinco para cada criterio, poniendo más énfasis en los factores cruciales al evaluar las opciones. Considera los siguientes aspectos al evaluar a los proveedores de software:
- Estructura de precios, incluyendo tarifas de licencia, personalización, implementación, mantenimiento y costos de capacitación.
- Funcionalidades requeridas y características opcionales.
- Requisitos operativos como compatibilidad y movilidad.
- Capacidades de integración.
- Servicios de soporte y capacitación ofrecidos.
- Riesgos asociados con los términos y condiciones.
6. Prepárate para buscar otras opciones
Después de evaluar a cada proveedor, revisar términos y condiciones, y comprender las implicaciones para el proveedor y tu empresa, es fundamental saber cuándo es el momento de buscar mejores alternativas.
Teniendo una lista clara de requisitos y opciones válidas, puedes abandonar con confianza las negociaciones con proveedores de menor puntuación si no satisfacen tus necesidades. Si decides buscar otras opciones, toma la oportunidad de:
- Reajustar tus expectativas.
- Fortalecer tus tácticas de negociación.
- Evaluar si realmente buscar la siguiente mejor opción de software es la mejor elección.
Recuerda, es crucial escoger el software adecuado para tu empresa, ya que un software inadecuado puede ser peor que no tener ningún software.
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