¡Bienvenidos a nuestro blog sobre el tema de comprar software empresarial! En esta entrada, te guiaremos a través de un proceso de seis pasos para ayudarte a tomar decisiones informadas al adquirir software para tu empresa. Ya seas un ejecutivo experimentado o un gerente nuevo, nuestra meta es brindarte el conocimiento y las herramientas para navegar en el complejo panorama de las soluciones tecnológicas. Sumérgete con nosotros y aprende a comprar software empresarial como un profesional experimentado.
Navegar por el proceso de compra de software
Elegir el software adecuado para tu negocio puede ser desafiante con la multitud de opciones disponibles. Para facilitar este proceso, aquí te presentamos seis pasos que te asegurarán encontrar el ajuste perfecto para tus necesidades.
6 pasos clave para encontrar el software adecuado
Cuando se trata de encontrar el software adecuado para tu negocio, es importante abordar el proceso con cuidado y una mentalidad estratégica. Para hacer la tarea más manejable y efectiva, considera los siguientes seis pasos clave:
- Evalúa tus necesidades: comienza por identificar las necesidades y objetivos específicos de tu negocio. Considera qué características y funcionalidades son esenciales para tus operaciones y qué desafíos buscas abordar con el nuevo software.
- Investiga opciones: tómate el tiempo para investigar diferentes soluciones de software que se alineen con tus necesidades. Busca proveedores de confianza, lee opiniones y considera las experiencias de otros negocios similares en tu sector.
- Establece un presupuesto: determina un presupuesto para tu compra de software y respétalo. Ten en cuenta no solo los costos iniciales sino también los gastos constantes como las cuotas de licencia, mantenimiento y soporte.
- Haz una demostración del software: solicita una demostración del software para ver cómo funciona en acción. Esto te dará una visión directa de la interfaz de usuario, las características y la facilidad de uso del software.
- Obtén retroalimentación: involucra a las personas claves en el proceso de toma de decisiones. Recopila comentarios de los empleados que usarán el software para asegurarte de que cumpla con sus necesidades y expectativas.
- Toma una decisión: una vez que hayas evaluado a fondo tus opciones, sopesado los pros y los contras y considerado la retroalimentación, toma una decisión sobre el software que mejor cumpla con tus requisitos y se alinee con los objetivos de tu negocio.
Al seguir estos pasos clave, puedes agilizar el proceso de encontrar el software adecuado para tu negocio y tomar una decisión bien informada que beneficiará a tu empresa a largo plazo.
Paso 1: identificar tu problema
El primer paso para elegir software es identificar el problema específico que necesitas resolver y asegurarte de que se alinea con los objetivos de tu negocio.
Pregunta a realizar: ¿Qué problema necesito resolver?
Clarificar el problema te ayudará a determinar el tipo de software que requieres. Enfócate en cuestiones enfocadas en los objetivos del negocio, como por ejemplo:
- Mejorar la colaboración entre los empleados para una finalización más rápida de los proyectos.
- Mejorar el seguimiento de inventario en múltiples ubicaciones de tiendas para mayor precisión.
- Mejorar la comunicación con los clientes para mejores relaciones.
Si no estás seguro de por dónde empezar, considera estos métodos para identificar tus problemas y vincularlos con los objetivos de tu negocio:
- Discute los problemas actuales con tu equipo para descubrir las causas raíz, no solo los síntomas superficiales.
- Evalúa tu software actual e identifica cualquier deficiencia discutiéndolas con tu equipo. ¿Son tus plataformas existentes adecuadas para tus necesidades?
- Ponte en contacto con colegas en tu red o industria para ver si enfrentan desafíos similares.
Estos pasos te ayudarán a entender las necesidades de software de tu empresa y permitirán aportaciones de varias fuentes para determinar el mejor camino a seguir.
Paso 2: define sus necesidades de software
Al elegir un software para su negocio, es importante identificar las necesidades específicas que mejor se adaptarán a sus requerimientos. Considere las siguientes preguntas para guiarle en este proceso:
- ¿Qué funcionalidades necesitamos del software?
- ¿Cuántos usuarios utilizarán el software?
- ¿Cuán fácil de usar debería ser el software para nuestro equipo?
- ¿El software necesita integrarse con otras herramientas que utilizamos?
- ¿Podrá el software adaptarse al crecimiento futuro de nuestra compañía?
- ¿Cuál es nuestro presupuesto para el software?
Para refinar sus necesidades de software, aproveche recursos como los directorios de software de Capterra. Aquí puede acceder a detalladas reseñas de usuarios para obtener perspectivas de empresas similares a la suya. Las reseñas de clientes son muy valoradas en el proceso de selección de software, con muchas empresas tardando varios meses en finalizar una decisión de compra. Estas reseñas juegan un papel significativo en la evaluación de diferentes plataformas, siendo especialmente importantes las reseñas verificadas para la mayoría de las empresas.
Involucre a su equipo en discusiones para entender sus necesidades y preferencias. Compare las características ofrecidas por los principales proveedores de software e identifique las características imprescindibles para su negocio. Al realizar una evaluación exhaustiva de las opciones de software y la retroalimentación de los usuarios, puede definir con confianza sus necesidades de software para una toma de decisiones óptima.
Paso 3: Identifica opciones y elabora tu lista preliminar
Para empezar, crea una lista de todas las soluciones de software que se alineen con las necesidades de tu empresa. Inicia tu búsqueda para encontrar opciones en tu categoría de software.
Una vez que tengas una lista completa, redúcela a una lista preliminar de tres a siete opciones realistas. Tener demasiadas puede complicar el proceso de toma de decisiones.
Considera lo siguiente al evaluar las opciones de software:
- ¿El software aborda tu problema principal y respalda los objetivos de tu negocio?
- ¿Cumple con tus requisitos de funcionalidad?
- ¿Qué tan fácil es de usar?
- ¿Se integra con tu software actual?
- ¿Las reseñas de los usuarios son positivas?
- ¿Se ajusta a tu presupuesto?
Compara el software con estos criterios para determinar qué soluciones deberían entrar en tu lista preliminar. Utiliza el filtro de Capterra y las opiniones de los usuarios para afinar aún más tus opciones. La herramienta de filtro te permite refinar los resultados por características y precios, mientras que las reseñas de los usuarios proporcionan información sobre la satisfacción y la experiencia del usuario con el producto. Presta atención a las opiniones de los usuarios en industrias similares y tamaños de empresas para asegurar que el software será adecuado para tu empresa.
Paso 4: elige tu primera opción
Ahora que has reducido tus opciones, es el momento de tomar una decisión final sobre cuál solución de software es la más adecuada para tu negocio. Para sentirte completamente seguro en tu elección, existen algunas consideraciones clave que debes tener en cuenta.
Pregúntate: ¿puedo confiar en esta empresa con mi negocio?
Establecer una fuerte alianza con el proveedor de software es vital. Aquí te presentamos cómo puedes construir confianza:
- Elabora una lista de preguntas para los proveedores basándote en cualquier preocupación destacada en las reseñas.
- Programa demostraciones y ponte en contacto con los proveedores para hacer cualquier pregunta que tengas. Tener una visión de primera mano de las capacidades del software te ayudará a tomar decisiones más informadas.
- Contacta a los proveedores que estás considerando para hablar sobre precios, niveles de servicio, opciones de capacitación y materiales de incorporación. Diferentes compañías de software ofrecen diversos niveles de apoyo post-compra, por lo que es importante aclarar tus necesidades desde el principio.
Siguiendo estos pasos, te sentirás más seguro en tu selección final. El siguiente paso es asegurarte de que tu equipo esté de acuerdo con esta decisión.
Paso 5: obtén la aprobación del equipo
Las investigaciones muestran que en los Estados Unidos, el 52 % de las compras de software para pequeñas y medianas empresas (Pymes) son gestionadas solamente por profesionales de TI, con solo el 22 % involucrando a otros departamentos [*]. Esto puede llevar a posibles problemas en el futuro.
Antes de invertir en un nuevo software, es crucial contar con el respaldo de todos los interesados. No todos pueden tener el mismo conocimiento del software que tú, por lo que es fundamental compartir tu investigación y el proceso de toma de decisiones.
Piensa en quién se verá afectado por el cambio de software, incluyendo:
- Miembros del equipo que usarán el software.
- Responsables del presupuesto.
- Gerencia que aprueba la compra.
- Personal de TI que implementa el software.
- Liderazgo que impulsa el cambio.
Presenta tus hallazgos, explica tus criterios de selección e invita a la retroalimentación para asegurarte de que todos estén en la misma página. Una vez que todos los interesados estén alineados, puedes proceder con confianza con la compra.
Paso 6: finaliza tu compra de software
En este último paso, es importante asegurar una transición suave al comprar tu nuevo software. Aquí algunos puntos clave a tener en cuenta:
- Comunícate claramente con el proveedor con anterioridad para entender los términos del contrato.
- Pregunta acerca de posibles descuentos para los que tu empresa podría ser elegible, como los destinados a organizaciones sin fines de lucro.
- Habla sobre las opciones de pago, incluyendo incentivos por pagos anuales en lugar de mensuales.
- Aclara las responsabilidades del proveedor después de la compra, tales como la incorporación, entrenamiento, servicio al cliente y actualizaciones de software.
- Si planeas pagar en una base recurrente, colabora con tu equipo de finanzas interno para asegurar que el presupuesto se alinea con el calendario de pagos.
Has logrado una gran hazaña
¡Felicidades por navegar exitosamente en el proceso de compra de software! Tu dedicación para garantizar la mejor opción para tu negocio seguramente rendirá frutos en términos de mayor eficiencia y otros beneficios. Como resumen, hemos esquematizado los seis pasos para agilizar tu travesía de compra de software en el gráfico a continuación.
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