Bienvenidos a Wise Meetings, donde nos esforzamos por proporcionar percepciones valiosas para los ejecutivos y gerentes de LATAM cuando se trata de adquirir soluciones tecnológicas para sus compañías. En esta entrada del blog, vamos a hablar sobre las 5 cosas clave que los compradores frecuentemente desearían haber sabido antes de embarcarse en el proceso de compra de software. Manténganse al tanto para recibir asesoramiento de expertos y consejos para navegar este crucial proceso de toma de decisiones de manera efectiva.
Navegando el proceso de compra de software: lecciones de compradores experimentados
Antes de tomar la decisión de comprar un software para tu negocio, es crucial recabar opiniones de aquellos que ya han pasado por el proceso anteriormente. Al aprender de sus experiencias, puedes evitar fallos comunes y tomar una decisión más informada.
Considera los siguientes consejos mientras navegas por el proceso de compra de software:
– Consulta con colegas o expertos de la industria que hayan comprado software similar antes.
– Investiga al proveedor a fondo y entiende su historial.
– Evalúa las necesidades de tu negocio y asegúrate de que el software se alinee con tus objetivos.
– Busca claridad sobre precios, costos ocultos y gastos de mantenimiento continuo.
Tener en cuenta estos puntos te ayudará a tomar una decisión bien informada que cumpla con las necesidades de tu negocio.
1. Consideraciones clave antes de comprar software (consejo de compradores experimentados)
Antes de invertir en nuevo software para tu negocio, es importante aprender de las experiencias de otros que han estado en tu situación. Entendiendo sus mayores arrepentimientos y errores, puedes tomar una decisión más informada. A continuación, te presentamos cinco consideraciones finales que debes tener en cuenta antes de hacer una compra de software.
Cuando elijas software para tu empresa, considera el nivel de soporte al cliente que necesitarás después de la compra. Esto es crucial para una implementación exitosa, especialmente si tu equipo de TI es pequeño o si el software es complejo. Toma nota de las horas de soporte del proveedor y cómo contactarlos. Diferentes proveedores de software ofrecen distintas opciones de servicio al cliente, desde conversaciones en vivo hasta foros en línea. Algunos incluyen el servicio al cliente en sus planes de precios, mientras que otros pueden cobrar extra. Asegúrate de anticipar tus necesidades de soporte al cliente antes de realizar una compra.
Antes de comprar, pregunta a los proveedores sobre sus opciones de servicio al cliente para asegurarte de que se alinean con tus preferencias y presupuesto. Lee reseñas en Capterra para conocer las experiencias de otros usuarios con el servicio de atención al cliente de un proveedor específico.
2. Considera el costo total de propiedad antes de realizar una compra
Cuando estás buscando adquirir un software, es esencial no solamente enfocarte en el costo inicial sino también en los gastos a largo plazo asociados con el mantenimiento, actualizaciones y capacitación. Como un tomador de decisiones prudente, es crucial entender el costo total de propiedad. Esto incluye no sólo el precio de compra sino también los costos de implementación y mantenimiento continuo.
Antes de comprometerte con la compra de un software, inquiere sobre la estructura de precios, lo que está incluido en cada nivel, y si hay características o servicios adicionales que vienen con un costo extra.
Mantén un ojo abierto por cualquier descuento que pueda estar disponible para pagos anuales o para tipos específicos de organizaciones, como las sin fines de lucro. Al tener en cuenta el costo total de la propiedad, puedes determinar la cantidad máxima que estás dispuesto a gastar y ajustar tu presupuesto en consecuencia para encontrar un software que se adapte perfectamente a tus necesidades.
3. Asegúrate de que el precio del software se ajuste a las necesidades de tu negocio
Al invertir en software para tu empresa, es esencial considerar cómo se alinea con las necesidades de tu negocio, en lugar de centrarte exclusivamente en el precio. Aunque el costo es un factor significativo, tomar decisiones basadas únicamente en este puede no resultar siempre en la opción más valiosa. En un panorama económico que cambia rápidamente, las empresas buscan reducir costos, pero no estamos observando que se comprometa la calidad del software como una tendencia. De acuerdo con encuestas recientes, las compañías en realidad planean aumentar sus presupuestos de software en el próximo año, reconociendo que la correcta solución de software es una inversión estratégica para el crecimiento del negocio.
Definir un presupuesto es importante para guiar tus decisiones de compra, pero es crucial no pasar por alto las características o funcionalidades necesarias en favor de apegarse estrictamente a un presupuesto. Recuerda, es mejor invertir en software que satisfaga las necesidades de tu equipo en lugar de conformarte con una opción más barata que se queda corta.
Antes de finalizar la compra de tu software, asegúrate de que la plataforma se alinee con los requerimientos de tu negocio y ofrezca las características clave necesarias para el éxito de tu empresa. Al elegir un software que se ajuste a tus necesidades, estás haciendo una valiosa inversión en el futuro de tu negocio.
4. Asigna tiempo suficiente para la implementación de software
La integración de un nuevo software empresarial en tu organización puede resultar una tarea compleja. Es crucial comprender el proceso y los recursos necesarios para una implementación exitosa. Considera trabajar con un proveedor o consultor para asegurar una transición sin problemas. De acuerdo con un estudio, una de las principales razones por las cuales las pequeñas y medianas empresas dudan en invertir en nuevo software son los desafíos asociados con la implementación, como el tiempo de inactividad y las curvas de aprendizaje durante la capacitación (45 %). Para superar este obstáculo, pregunta sobre el soporte de instalación, capacitación y onboarding del proveedor. Toma en cuenta cualquier costo adicional por estos servicios en tus gastos totales de propiedad.
Si tu organización cuenta con un departamento de TI, involúcralos en las discusiones de instalación y capacitación para su experiencia y apoyo. Si estás liderando el proceso de adquisición del software y también supervisas las funciones de TI, incluye a miembros del equipo de los departamentos relevantes en el plan de implementación.
Prepara a tu equipo para el periodo de adaptación requerido para ajustarse al nuevo software. Incluso con la capacitación, habrá una curva de aprendizaje. Maneja las expectativas a corto plazo y programa tiempo de acuerdo a ello para que tu equipo se familiarice con el nuevo sistema.
5. Saber cuándo y cómo terminar una relación con un proveedor
En Wise Meetings, realizamos revisiones anuales de nuestros productos de software para asegurarnos de que sólo conservamos lo que necesitamos. Al decidir terminar una relación con un proveedor, sigue estos pasos para una transición fluida:
1. Respalda los datos importantes del producto que estás abandonando.
2. Asegúrate de que la nueva herramienta esté configurada y el equipo esté incorporado.
3. Después de confirmar que no faltan datos ni hay problemas, cancela el producto.
Este enfoque de 3 pasos ayuda a minimizar cualquier interrupción durante la transición.
Recuerda, si un producto de software no cumple con tus expectativas, no es el fin. Utiliza esta experiencia para comprender mejor tus necesidades y mejorar tu proceso de selección de software para el futuro. Al obtener conocimiento de cada interacción, aumentas tus posibilidades de encontrar la solución correcta la próxima vez.
Aprende de otros que han pasado por el proceso de compra de software
Busca consejos y percepciones de profesionales experimentados que han atravesado por el proceso de compra de software. Interactúa con tu red profesional, incluyendo compañeros, colegas de la industria y amigos, para adquirir conocimientos valiosos y aprender de sus experiencias. Además, explora las reseñas de software en plataformas como Capterra para recoger percepciones valiosas. Estas reseñas a menudo incluyen información detallada sobre el perfil del revisor, el tamaño de la empresa y la industria, junto con calificaciones y comentarios en profundidad sobre factores clave como el servicio al cliente, los costos, la configuración y la toma de decisiones.
Para tomar decisiones informadas y adaptadas a tus necesidades específicas, enfócate en reseñas relevantes para tu trabajo e industria. Al aprovechar las experiencias de otros, puedes navegar por el proceso de compra de software de manera más efectiva.
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