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A medida que navegamos por el escenario siempre cambiante de las soluciones tecnológicas, es esencial que los ejecutivos y gerentes aborden las compras de software con una mentalidad estratégica. En esta entrada de blog, exploraremos tres consejos clave para reducir costos y riesgos durante la etapa de negociación de una nueva compra de software. Al implementar estas estrategias, puedes garantizar un proceso de implementación de software suave y exitoso para tu empresa. Sumérgete con nosotros y aprende a tomar decisiones sabias al adquirir nueva tecnología para tu organización.
Domina el arte de la negociación de software con estos valiosos consejos.
Como especialista en adquisiciones en una pequeña o mediana empresa, es fundamental tener en cuenta los posibles costos y riesgos que conlleva un contrato de SaaS. Aunque las ventajas de una aplicación de software pueden parecer prometedoras, las tarifas ocultas, las limitaciones del contrato y las preocupaciones de seguridad pueden afectar tu proceso de toma de decisiones. En esta guía, te detallamos los factores clave a considerar al negociar un contrato de SaaS y proporcionamos estrategias para minimizar los costos y mitigar los riesgos de manera efectiva.
Entender los contratos SaaS
Un contrato SaaS es básicamente un acuerdo entre tu empresa y un proveedor de software que te permite acceder a software basado en suscripciones. Detalla aspectos importantes como los términos de pago, duración de la suscripción, niveles de servicio y límites de usuarios. Al negociar un contrato SaaS, puedes incluir disposiciones adicionales como medidas de ciberseguridad y protección de datos para mejorar el uso de tu software. Por ejemplo, si tu negocio debe cumplir con las regulaciones de HIPAA, puedes solicitar respaldos de datos encriptados a tu proveedor para asegurar la información de los pacientes.
Al adaptar tu contrato SaaS a las necesidades de tu negocio, puedes optimizar el uso del software y beneficiarte de servicios mejorados. Negociar estos términos de antemano puede posicionar a tu organización para el éxito cuando llegue el momento de renovar el contrato.
¿Cuáles son los riesgos/puntos de negociación a tener en cuenta?
Al licenciar un producto, es importante considerar más que solo los costos iniciales. Costos ocultos, como tarifas por escalar o personalizar el software, pueden acumularse. Negociar un límite de precio puede limitar cuánto tienes que pagar, incluso si excedes ciertos límites. Planificar para periodos de alta demanda es crucial para evitar sorpresas. Mientras negocias tu contrato, ten en cuenta los riesgos involucrados. Detalles como la propiedad de la URL pueden afectar cómo utilizas el software. Asegúrate de que los servicios descritos en el acuerdo se alineen con tus necesidades, especialmente con respecto a los cambios en el alcance del uso. Es esencial aclarar detalles como el soporte para usuarios adicionales o subcontratistas temporales.
Al tratar estos puntos durante las negociaciones y definirlos claramente en el contrato, puedes evitar malentendidos y garantizar un proceso fluido para todas las partes involucradas. Al negociar la compra de un nuevo software, es crucial considerar cuidadosamente los términos para evitar costos y limitaciones imprevistas. Aquí te dejo tres consejos para ayudarte a minimizar costos y riesgos:
- Define claramente tus requerimientos: Antes de iniciar las negociaciones, define claramente las necesidades y prioridades de tu organización para el software. Esto te ayudará a asegurarte de que el software cumpla con tus requisitos específicos, reduciendo el riesgo de costos adicionales por personalización o actualizaciones a futuro.
- Realiza una investigación exhaustiva: Tómate el tiempo para investigar diferentes opciones de software y comparar precios y características. Al entender el mercado y lo que ofrece cada proveedor de software, puedes negociar desde una posición de conocimiento y evitar pagar de más por características o servicios innecesarios.
- Busca términos flexibles: Al negociar el contrato, prioriza la flexibilidad. Busca disposiciones que permitan la escalabilidad, las actualizaciones o la terminación anticipada sin incurrir en tarifas elevadas. Los términos flexibles pueden ayudarte a adaptarte a las necesidades cambiantes del negocio y evitar quedar atrapado en un contrato que ya no sirve a tu organización.
Siguiendo estos consejos, puedes navegar el proceso de compra de software con confianza y reducir el riesgo de costos o limitaciones inesperadas.
1. Prepárate con anticipación
La preparación es esencial al entrar en acuerdos que tendrán impacto en tu equipo y en tus interesados. Es crucial informarles acerca de los posibles riesgos, como las tarifas de cancelación anticipada o los plazos de implementación. Esto permite a los equipos de finanzas evaluar las implicaciones presupuestarias y a los ejecutivos de alto nivel tomar decisiones informadas.
Por ejemplo, considera un contrato con un período de permanencia de un año. Salir temprano puede resultar en tarifas adicionales. Discutir estos detalles de antemano puede ayudar a agilizar el proceso de toma de decisiones. Tómate el tiempo para negociar y atender las preocupaciones de todas las partes involucradas para asegurar una transición e implementación sin contratiempos.
2. Considera varias opciones
Al buscar un proveedor de SaaS, es importante investigar y presentar competencia desde el principio del proceso. Esto te otorga más margen para negociar precios y condiciones. Al darle a tu equipo suficiente tiempo, por lo general hasta un año, para explorar diferentes opciones, podrás tomar una decisión bien fundamentada. Aquí están los factores clave a considerar al evaluar a los competidores:
- Costo: compara los precios de cada servicio, incluyendo cualquier costo adicional como servicios de soporte o tarifas de terminación.
- Características: observa las características incluidas en la solución de cada competidor para ver si existen beneficios únicos que podrían influir en tu decisión.
- Plazos de implementación: entender cuán rápidamente un competidor puede implementar su solución puede influir en el proceso de negociación y en la fijación de precios.
Al tomarte el tiempo para evaluar varias opciones, puedes asegurarte de estar tomando la mejor decisión para tu empresa y obtener el máximo valor de tu asociación.
3. Conoce el tipo de ventaja que tienes
Comprender la ventaja que tienes al negociar soluciones tecnológicas para tu organización es crucial. Factores como el tamaño del trato, la cantidad de productos y módulos que estarás usando y la experiencia de mercado del proveedor del SaaS pueden afectar tu poder de negociación.
Para saber más acerca de cómo aprovechar estos factores de manera efectiva y sacar el máximo provecho de tus negociaciones de soluciones tecnológicas, agenda hoy mismo una llamada de consulta gratuita con Wise Meetings. Nuestros expertos pueden proporcionarte una guía personalizada basándose en las necesidades específicas de tu organización y ayudarte a tomar decisiones informadas respecto a tus soluciones tecnológicas. No dejes pasar esta valiosa oportunidad para optimizar tus inversiones en tecnología.